Als Ansprechpartner einer Hausverwaltung kennen Sie das: Ausgerechnet an einem langen Wochenende fällt der Aufzug in einem Ihrer Objekte aus – und Ihr Telefon steht nicht mehr still. Empörte Mieter rufen an, um herauszufinden, wie lange es noch dauert, bis der Aufzug wieder funktioniert. Die Hotline der Aufzugsfirma ist permanent besetzt. Irgendwann erfahren Sie, dass es einige Tage dauern wird, bis der Aufzug wieder fährt, denn es fehlt ein wichtiges Ersatzteil. Sie verfassen also einen Text, den Sie am schwarzen Brett in Ihrem Objekt aushängen können, damit auch alle Mieterinnen und Mieter Bescheid wissen.
Das Problem: Uneinheitliche, historisch gewachsene Prozesse und Systeme
Egal, ob es um Störungsmeldungen, Mietverträge, Übergabeprotokolle, Rückfragen zu Nebenkostenabrechnungen, Ablesetermine oder die Umsetzung neuer politischer Vorgaben geht – in der Hausverwaltung und in der Kommunikation mit den Mietern eines Objektes herrscht ein Nebeneinander unterschiedlicher Abläufe, Kanäle, analoger und digitaler Ablagesysteme. Das macht den gesamten Prozess der Verwaltung aufwendig, fehleranfällig und teuer.
Abhilfe versprechen hier unterschiedliche digitale Lösungen für Immobilienverwaltungen – sie reichen von kleinen Apps für die Kommunikation mit den Mietern über internetbasierte Anwendungen bis hin zu „großen“ Softwares, die fest installiert auf Servern laufen.
Digitale Immobilienverwaltung gelingt nicht über Nacht
Wer allerdings erwartet, von heute auf morgen die eine perfekte, rechtssichere und effiziente Lösung für die Hausverwaltung zu installieren, in der von der Mieterkommunikation bis zur Dokumentenablage alles stattfindet, wird scheitern. Es geht vielmehr darum, auf dem Weg zu diesem Ziel die einzelnen Prozessschritte sorgfältig zu planen und sie so zu gestalten, dass sowohl Hausverwaltung als auch Mieter damit zufrieden sind: Die beste Kommunikations-App nützt nichts, wenn Mieter kein Smartphone haben und deshalb auf Informationen auf dem schwarzen Brett in ihrem Hausflur angewiesen sind. Und eine Software zur Immobilienverwaltung ist überflüssig, wenn die Mitarbeiter der Hausverwaltung vom Homeoffice aus gar nicht erst darauf zugreifen können oder sich wegen der Komplexität der Dokumentenablage lieber ihre eigenen Workarounds schaffen.
Nach Erfahrung von Sonia Toofan, Sales-Mitarbeiterin des Immobilien-Softwareunternehmens Smartbrix, kann die Digitalisierung einer Hausverwaltung „je nach Größe der Hausverwaltung, Anzahl der Prozesse und vor allem der Dringlichkeit und Priorität, die dem Projekt eingeräumt werden, von einem oder zwei Monaten bis zu einem Jahr dauern.“
In 6 Schritten zur digitalen Hausverwaltung
Wenn Sie Ihre Hausverwaltung stärker digitalisieren wollen, sollten Sie diese 6 Schritte beachten:
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Analysieren Sie die Ist-Situation: Welche Prozesse laufen in Ihrer Hausverwaltung wie ab? (Auf welchen Wegen kommunizieren Sie mit den Mietern? Wie ist die Dokumentenablage gestaltet? Wie sieht der Vermietungsprozess aus? Was geschieht, wenn Störungen vorliegen? Wie ist der Zahlungsverkehr geregelt?) Und welche Anwendungssoftware und IT-Systeme nutzen Sie bereits? Beziehen Sie in die Analyse Ihre Mitarbeiter und ggf. ausgewählte Mieter mit ein.
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Identifizieren Sie – ebenfalls gemeinsam mit Mitarbeitern und ausgewählten Mietern – Ihre Anforderungen an eine neue Lösung. Wichtig sind beispielsweise diese Punkte:
- Internet-basierte Anwendung, die mobiles und geräteunabhängiges Arbeiten möglich macht – ob im Büro oder im Homeoffice, ob mit Desktop-Rechner oder Smartphone
- Rechtssichere Dokumentation
- Zentrale Dokumentenablage und -verwaltung
- Einhaltung von Datenschutzbestimmungen
- Automatisierte Prozesse, beispielsweise bei Übernahme von Mieterdaten in das System, Zahlungsverkehr etc.
- Unkomplizierte Kommunikation zwischen Hausverwaltung und Mietern
- Keine aufwändige Einarbeitung für die Mitarbeiter der Hausverwaltung
- Schnittstellen zu den evtl. bereits existierenden Lösungen
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
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Recherchieren und testen Sie einzelne Lösungen. Überblicke über gängige Tools, Dienste und Software für Hausverwaltungen finden Sie hier:
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Ziehen Sie ggf. Experten hinzu. Auch die Anbieter von entsprechenden Software-Lösungen können hier mit Prozess- und Digitalisierungsberatung unterstützen.
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Treffen Sie eine Entscheidung.
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Holen Sie sowohl Ihre Mitarbeiter als auch die Mieter mit an Bord, indem Sie die Vorteile und Möglichkeiten der neuen Lösung intensiv kommunizieren bzw. Ihre Mitarbeiter schulen.
Was sind aus Sicht von Sonia Toofan die wichtigsten Erfolgsfaktoren in diesem Prozess? „Es kommt entscheidend darauf an, dass die Hausverwaltungen ihre eigenen, gewachsenen Abläufe und Workflows in der jeweiligen Software abbilden können. Das macht es den Mitarbeitenden deutlich leichter, damit umzugehen. Darüber hinaus sind Anleitungen wichtig, die ebenfalls genau auf diese Abläufe zugeschnitten sind. Und eine fachkundige Begleitung bei der Einführung einer neuen Lösung.“
Auf der Suche nach der passenden digitalen Lösung für Ihre Hausverwaltung gilt es also etliche Faktoren zu beachten. Nehmen Sie sich deshalb die Zeit, um die verschiedenen Optionen zu vergleichen und die Lösung zu finden, die am besten zu Ihren Bedürfnissen und den Anforderungen Ihrer Immobilien passt. Dann können Sie sicher sein, dass Sie mit der digitalen Hausverwaltung effizienter und kostengünstiger arbeiten – und Ihren Mietern einen besseren Service bieten.
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