Die Revolution der Zugangskontrolle: Digitale Schließsysteme in der Immobilienwirtschaft

In der modernen Immobilienwirtschaft werden digitale Lösungen immer wichtiger. Eine entscheidende Innovation in diesem Bereich sind digitale Schließsysteme. Diese Systeme ermöglichen es, Türen mittels verschiedener Technologien wie RFID, Bluetooth oder WLAN zu öffnen und zu schließen. Ein besonderer Vorteil liegt in der Möglichkeit, Zugänge in Echtzeit zu verwalten und zu überwachen, was traditionelle Schlüsselsysteme nicht leisten können. Im Gegensatz zu herkömmlichen Schlüsseln bieten digitale Schließsysteme eine Reihe von Vorteilen, die nicht nur die Sicherheit erhöhen, sondern auch die Verwaltung von Immobilien vereinfachen und effizienter gestalten.

Hartmut Conrad

Grundlagen digitaler Schließsysteme

Digitale Schließsysteme repräsentieren eine bahnbrechende Entwicklung in der Welt der Zugangskontrolle und Sicherheit. Doch wie funktionieren diese Systeme eigentlich und welche Technologien kommen dabei zum Einsatz?

Im Kern basieren digitale Schließsysteme auf der Verwendung von elektronischen statt mechanischen Schließmechanismen. Anstelle eines physischen Schlüssels wird ein digitales Signal verwendet, um die Tür zu entriegeln. Dieses Signal kann auf verschiedene Weisen erzeugt werden, wobei die gängigsten Methoden RFID (Radio-Frequency Identification), Bluetooth und WLAN-basierte Technologien umfassen.

  1. RFID-basierte Systeme nutzen kleine Chips, die in Zugangskarten oder Schlüsselanhängern integriert sind. Diese Chips kommunizieren drahtlos mit einem Lesegerät an der Tür, um Zugang zu gewähren.
  2. Bluetooth-basierte Systeme erlauben es Nutzern, ihre Smartphones als digitalen Schlüssel zu verwenden. Hierbei wird eine spezielle App genutzt, die mit dem Schließsystem kommuniziert, sobald das Smartphone in Reichweite ist.
  3. WLAN-basierte Systeme bieten die Möglichkeit, Türen aus der Ferne über das Internet zu steuern. Sie sind besonders nützlich für die Verwaltung mehrerer Zugangspunkte oder für Situationen, in denen Berechtigungen dynamisch angepasst werden müssen.

Die Wahl des richtigen Systems hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Größe und Art der Immobilie, spezifische Sicherheitsanforderungen und die gewünschte Benutzerfreundlichkeit. Wichtig ist, dass alle diese Systeme eine zentrale Verwaltungsplattform bieten, über die Berechtigungen einfach und in Echtzeit gesteuert werden können.

Vorteile digitaler Schließsysteme

Die Einführung digitaler Schließsysteme bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Sie reichen von erhöhter Sicherheit bis hin zu gesteigerter Effizienz in der Verwaltung und Wartung von Immobilien.

  1. Erhöhte Sicherheit und Kontrolle: Digitale Schließsysteme bieten ein deutlich höheres Maß an Sicherheit. Durch die Möglichkeit, Zugangsberechtigungen genau zu steuern und zu protokollieren, wissen Sie stets, wer wann Zugang zu Ihren Immobilien hatte. Dies reduziert das Risiko von Schlüsselkopien und unautorisiertem Zugang erheblich.
  2. Einfache Verwaltung und Flexibilität: Die Verwaltung von Schlüsseln, insbesondere in großen Immobilienkomplexen, kann schnell komplex und unübersichtlich werden. Digitale Systeme ermöglichen eine einfache und zentrale Verwaltung aller Zugangsberechtigungen. Berechtigungen können in Echtzeit erteilt oder entzogen werden, was besonders bei Mieterwechseln, bei temporären Zugängen wie Handwerkern oder Reinigungspersonal oder auch bei der Vermietung von Ferienwohnungen von Vorteil ist.
  3. Effizienzsteigerung in der Immobilienverwaltung: Durch den Einsatz digitaler Schließsysteme können Prozesse rund um die Zugangskontrolle erheblich vereinfacht und beschleunigt werden. Dies führt nicht nur zu Zeitersparnis, sondern auch zu einer Reduzierung von Verwaltungskosten. Zudem entfallen Kosten und Aufwand für das Anfertigen, Austauschen und Verwalten physischer Schlüssel.
  4. Management von Zugangsberechtigungen in Echtzeit: Einer der größten Vorteile digitaler Schließsysteme ist die Möglichkeit, Zugangsberechtigungen in Echtzeit zu verwalten. Dies ist besonders hilfreich in Situationen, in denen schnelle Reaktionen erforderlich sind, beispielsweise bei einem Mieterwechsel oder bei Sicherheitsvorfällen. Verwalter können Berechtigungen sofort anpassen, was eine hohe Flexibilität und Reaktionsfähigkeit ermöglicht.

Adrian Piontkowski ist Key Account Manager bei KIWI – ein Unternehmen, das sich als Marktführer für digitale Schließsysteme in der Wohnungswirtschaft etabliert hat. Die größten Vorteile eines digitalen Schließsystems aus seiner Sicht: „Es sind einfach zu bedienende, aber sehr mächtige Werkzeuge, um das Thema Zutritt in Mehrfamilienhäusern digital anzugehen. Wenn sie eine offene Schnittstelle haben, lassen sie sich beliebig in jedes dritte System integrieren. Es bietet eine Online-Verwaltung in Echtzeit, ohne dass jemals ein Mitarbeitender vor Ort sein muss, um etwa eine Karte oder Transponder anzulernen. Zugangsrechte können zeitlich begrenzt werden. Durch eine parallele oder einzelne Nutzung über einen Transponder und/oder eine App sind Anwendende extrem flexibel. Durch den Transponder kann bei Hauseingangstüren der Türsummer über einfaches Annähern ausgelöst werden. Man muss den Transponder nicht mehr aus der Tasche holen. Transponder können jederzeit aus- und wieder angeschaltet werden, sodass ein Verlust unproblematisch ist. Anwender können über die App zusätzlich eigenständig Dritte einladen, sofern das vom Wohnungsunternehmen erlaubt wird. Und: Die Kosten dafür lassen sich sogar über die Betriebskosten umlegen.“

Implementierung in Bestandsimmobilien

Die Umstellung von traditionellen Schlüsselsystemen auf moderne, digitale Schließsysteme mag zunächst eine Herausforderung darstellen, besonders in Bestandsimmobilien. Doch mit sorgfältiger Planung und der richtigen Herangehensweise kann dieser Übergang reibungslos und effizient gestaltet werden.

  1. Analyse und Planung: Der erste Schritt besteht darin, die spezifischen Anforderungen Ihrer Immobilie zu analysieren. Dies umfasst die Anzahl der Zugangspunkte, die tägliche Nutzerfrequenz und besondere Sicherheitsanforderungen. Basierend auf dieser Analyse kann ein maßgeschneidertes Konzept für Ihr digitales Schließsystem entwickelt werden.
  2. Auswahl des passenden Systems: Es gibt eine Vielzahl von digitalen Schließsystemen auf dem Markt. Die Auswahl sollte auf Basis der zuvor definierten Anforderungen erfolgen. Wichtige Faktoren sind hierbei die Art der Technologie (z. B. RFID, Bluetooth, WLAN), die Benutzerfreundlichkeit und die Integration mit bestehenden Sicherheitssystemen.
  3. Technische Voraussetzungen schaffen: Vor der Installation des digitalen Schließsystems müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Dazu gehört unter anderem die Überprüfung der Türhardware und ggf. deren Anpassung oder Austausch, sowie die Einrichtung der erforderlichen IT-Infrastruktur.
  4. Installation und Inbetriebnahme: Die Installation sollte von qualifizierten Fachkräften durchgeführt werden, um eine einwandfreie Funktion und die Einhaltung aller Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Nach der Installation erfolgt die Konfiguration des Systems, einschließlich der Einrichtung der Zugangsberechtigungen und der Anbindung an Verwaltungssoftware.
  5. Schulung und Support: Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, ist es wichtig, dass sowohl das Verwaltungspersonal als auch die Endnutzer (z. B. Mieter) in der Handhabung des neuen Systems geschult werden. Zudem sollte ein zuverlässiger technischer Support für eventuelle Fragen oder Probleme bereitstehen.

Die Implementierung digitaler Schließsysteme in Bestandsimmobilien ist somit ein Prozess, der sorgfältige Planung und professionelle Ausführung erfordert. Dieser Schritt kann jedoch erhebliche langfristige Vorteile bieten, sowohl in Bezug auf Sicherheit und Effizienz als auch in puncto Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität.

Kosten und Wirtschaftlichkeit

Bei der Betrachtung digitaler Schließsysteme ist es wichtig, sowohl die anfänglichen Investitionskosten als auch die langfristigen wirtschaftlichen Vorteile zu berücksichtigen. Dieser Abschnitt bietet eine Übersicht über die finanziellen Aspekte der Umstellung auf digitale Schließtechnologie.

  1. Investitionskosten: Die anfänglichen Kosten für die Installation eines digitalen Schließsystems variieren je nach Systemtyp und Umfang der erforderlichen Hardware und Software. Diese Kosten umfassen die Anschaffung der Schließzylinder, Lesegeräte und ggf. erforderliche Netzwerkkomponenten sowie die Kosten für Installation und Einrichtung. Es ist ratsam, Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen und eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen.
  2. Laufende Kosten: Neben den einmaligen Anschaffungskosten sollten auch laufende Kosten für Wartung, Software-Updates und möglicherweise anfallende Servicegebühren berücksichtigt werden. Diese Kosten sind jedoch im Vergleich zu den Einsparungen, die durch Effizienzsteigerungen und reduzierten Verwaltungsaufwand erzielt werden können, oft relativ gering.
  3. Amortisationsrechnung und Einsparpotenziale: Digitale Schließsysteme können zu erheblichen Einsparungen führen, insbesondere durch die Reduzierung von Verwaltungskosten, die mit physischen Schlüsseln verbunden sind. Dazu gehören Kosten für das Anfertigen, Ersetzen und Verwalten von Schlüsseln sowie Zeitersparnis bei der Verwaltung von Zugangsberechtigungen. Die Amortisationszeit variiert je nach System und Nutzungsumfang, aber viele Immobilienverwalter stellen fest, dass sich die Investition innerhalb weniger Jahre rentiert.

Die Betrachtung der Kosten und Wirtschaftlichkeit digitaler Schließsysteme zeigt, dass diese Technologie nicht nur eine praktische, sondern auch eine finanziell vorteilhafte Lösung für die moderne Immobilienverwaltung sein kann.

Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse

Digitale Schließsysteme bieten eine innovative und zukunftsorientierte Lösung für die Herausforderungen der modernen Immobilienverwaltung. Sie verbessern nicht nur die Sicherheit und Kontrolle über den Zugang zu Immobilien, sondern vereinfachen auch die Verwaltung und erhöhen die Effizienz. Durch ihre Flexibilität in der Verwaltung von Zugangsberechtigungen und ihre Fähigkeit, auf Veränderungen in Echtzeit zu reagieren, sind sie besonders für dynamische und vielseitig genutzte Immobilien geeignet.

Praktische Tipps für die Entscheidungsfindung:

  1. Bedarfsanalyse: Bewerten Sie die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Immobilie. Berücksichtigen Sie die Anzahl der Zugangspunkte, den Nutzerkreis und besondere Sicherheitsanforderungen.
  2. Technologieauswahl: Entscheiden Sie sich für ein System, das Ihren Anforderungen am besten entspricht. Beachten Sie dabei Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit bestehenden Systemen und die Skalierbarkeit für zukünftige Erweiterungen.
  3. Kosten-Nutzen-Abwägung: Führen Sie eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durch, um die langfristige Wirtschaftlichkeit des Systems zu bewerten. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die anfänglichen Investitionen als auch die langfristigen Einsparungen und Effizienzgewinne.
  4. Partnerschaft mit Experten: Ziehen Sie Fachleute zurate, um eine professionelle Installation und Integration in Ihre bestehenden Systeme zu gewährleisten. Dies stellt sicher, dass Sie das volle Potenzial der Technologie ausschöpfen können.
  5. Schulung und Support: Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihr Verwaltungspersonal als auch die Endnutzer angemessen geschult werden und Zugang zu zuverlässigem technischen Support haben.

Partner aus unserem Netzwerk

KIWI.KI GmbH

Die KIWI.KI GmbH ist Marktführer für digitale Schließsysteme in der Wohnungswirtschaft. Heute gehören über 600 Unternehmen aus dieser Branche zu den KIWI-Kunden.. KIWI ist seit 2014 am Markt und hat sich in kurzer Zeit als Marktführer für digitale Schließsysteme in der Wohnungswirtschaft etabliert. Die kritische Startup-Phase hat KIWI erfolgreich hinter sich gelassen. Heute gehören über 600 Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft zu den KIWI-Kunden. 40 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sorgen am Standort Berlin dafür, dass die Zukunft des Schlüssels kein Schlüssel ist.

Mehr erfahren