Was sind elektronische Rechnungen? Welche Vorteile bieten sie?
Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, markieren einen wichtigen Fortschritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen, die oft manuell erstellt, verschickt und abgelegt werden müssen, sind E-Rechnungen digitale Dokumente, die in einem standardisierten Format vorliegen. Dieses Format ermöglicht es, dass sie automatisch von Buchhaltungssystemen erfasst, verarbeitet und archiviert werden können.
Für die Immobilienbranche bietet dieser Umstieg zahlreiche Vorteile: Eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis durch weniger Papierkram, schnellere Zahlungsabwicklungen und eine effizientere Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern. Zudem trägt der Einsatz von E-Rechnungen zur Nachhaltigkeit bei, indem er den Papierverbrauch reduziert und Prozesse umweltfreundlicher gestaltet.
Gesetzliche Anforderungen ab 2025
Am 1. Januar 2025 tritt im Zuge der Digitalisierungsbestrebungen eine bedeutende Neuerung in Kraft: die Pflicht zur Verwendung von elektronischen Rechnungen für alle Unternehmen. Bis dahin müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme mit dem elektronischen Format kompatibel sind und den Standards entsprechen, die für die Authentizität und Integrität der E-Rechnungen erforderlich sind. Dieser Schritt, initiiert durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF), ist vor allem im Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz des BMF vom 30. August 2023 verankert.
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung bezieht sich auf steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze. Gemäß der Europäischen Norm EN 16931 müssen diese Rechnungen einem standardisierten Format entsprechen, wie zum Beispiel dem in Deutschland gängigen Format XRechnung. Ab dem Stichtag müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, wobei es Übergangsregelungen gibt: Bis Ende 2025 dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden, ab 2026 wird die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro bindend, und ab 2027 gilt dies für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht bestehen für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise. Darüber hinaus ist ab 2028 ein Meldesystem für jede Rechnung vorgesehen, das im Einklang mit den EU-Vorgaben für grenzüberschreitende Transaktionen steht.
Umstellung auf E-Rechnungen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Beim Umstieg auf E-Rechnungen sollten sich Unternehmen mit folgenden wichtigen Prozessen bzw. Schritten auseinandersetzen:
- Vorbereitung: Analyse der aktuellen Prozesse
- Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse. Identifizieren Sie alle Schritte, von der Erstellung bis zur rechtssicheren elektronischen Archivierung von Rechnungen. Beachten Sie dabei sowohl die Prozesse für den Rechnungseingang als auch für den Rechnungsausgang und stellen Sie sicher, dass alle Daten, die für die E-Rechnung erforderlich sind, genau und vollständig vorhanden sind.
- Ermitteln Sie, welche Prozesse automatisiert werden können und wo Anpassungen erforderlich sind, um die Compliance mit den neuen Anforderungen für E-Rechnungen zu gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit.
- Implementierung: Auswahl und Einführung der Software
- Basierend auf der Prozessanalyse wählen Sie eine geeignete Softwarelösung aus, die sowohl mit den gesetzlichen Vorgaben als auch mit Ihren Unternehmensbedürfnissen übereinstimmt. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Kompatibilität, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsfeatures und Integration in bestehende Buchhaltungssysteme bzw. Workflows.
- Planen und führen Sie die Implementierung schrittweise durch. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, um die Funktionalität zu testen, bevor Sie das System vollständig in Betrieb nehmen.
- Schulung: Mitarbeiter auf die neuen Prozesse vorbereiten
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter umfassend in der Nutzung der neuen Software und der damit verbundenen Prozesse. Sorgen Sie dafür, dass sie die Bedeutung der Umstellung verstehen und mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut sind.
- Stellen Sie sicher, dass ausreichend Support und Ressourcen zur Verfügung stehen, um Fragen und Probleme während der Umstellungsphase zu adressieren und eine reibungslose Integration in den Arbeitsalltag zu gewährleisten.
Marcus Jeschke ist Geschäftsführer bei CapeVision GmbH, die seit 15 Jahren Unternehmen der Immobilienwirtschaft im Umgang mit der elektronischen Rechnung betreut – und mit ihrem Produkt SmartPath eine SaaS-Lösung (Software as a Service) bietet, um Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Insbesondere die Integrierbarkeit einer Software-Lösung in die bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme sei entscheidend: „Erstellung, Empfang, Versand und Archivierung von E-Rechnungen müssen unkompliziert in ERP- oder Buchungssystem integriert werden können. Nur so lassen sich Kosten und Ressourcen nachhaltig reduzieren und der Cash-flow optimieren.“
Mögliche Probleme bei der Umstellung – und deren Lösung
Während die Digitalisierung der Rechnungsprozesse generell zahlreiche Vorteile bietet, stehen Unternehmen vor verschiedenen Hürden, die es bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu überwinden gilt. Von technischen Schwierigkeiten bis hin zu Herausforderungen in der Mitarbeiterakzeptanz – jedes Element erfordert eine sorgfältige Planung und ein strategisches Vorgehen. Dies sind dabei die häufigsten Probleme:
- Technische Schwierigkeiten: Probleme bei der Integration neuer Software in bestehende Systeme führen zu Verzögerungen des gesamten Projekts.
- Widerstand bei Mitarbeitern: Veränderungen in den gewohnten Arbeitsabläufen stoßen auf Widerstand.
- Datenqualität: Ungenaue oder unvollständige Daten beeinträchtigen die Effektivität der E-Rechnung.
- Folgende Best Practices unterstützen eine erfolgreiche Implementierung:
- Planen Sie eine schrittweise Implementierung und testen Sie die Systeme gründlich vor dem vollständigen Einsatz.
- Kommunizieren Sie klar und regelmäßig mit den Mitarbeitern über die Vorteile und den Nutzen der Umstellung.
- Überprüfen und bereinigen Sie Ihre Datenbestände, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten.
- Stellen Sie ausreichend Schulungs- und Supportressourcen zur Verfügung, um die Mitarbeiter bei der Anpassung an die neuen Prozesse zu unterstützen.
- Arbeiten Sie eng mit den Softwareanbietern zusammen, um technische Herausforderungen schnell zu lösen und eine nahtlose Integration zu gewährleisten.
Fazit
Die Umstellung auf E-Rechnungen ab 2025 stellt eine wesentliche Veränderung für Unternehmen dar – mit vielen Chancen, aber auch Herausforderungen. Zeit- und Kostenersparnis sowie eine effizientere Kommunikation sind definitiv Vorteile. Die Umstellung erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Anpassung interner Prozesse, die Wahl einer geeigneten Softwarelösung sowie die Schulung der Mitarbeiter. Trotz möglicher Probleme wie technischen Schwierigkeiten, Widerstand bei Mitarbeitern und schlechter Datenqualität lassen sich diese mit strategischer Planung, klarer Kommunikation und ausreichender Unterstützung erfolgreich bewältigen. Letztendlich führt die Umstellung auf E-Rechnungen zu einer effizienteren und modernisierten Arbeitsweise.
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CapeVision GmbH
Die CapeVision GmbH mit Sitz in Berlin hat sich auf Software-Lösungen für den Austausch von Dokumenten wie Rechnungen spezialisiert. Grundsätzlich richtet sich dieses Angebot an alle Unternehmen im B2B- und B2G-Bereich. Ein Schwerpunkt liegt jedoch auf den Unternehmen der Immobilienwirtschaft, deren branchenspezifischen Anforderungen CapeVision intensiv kennt.