Grundlegende Funktionen von Projektmanagement-Software für die Immobilienwirtschaft
Die Digitalisierung von Projektmanagement-Prozessen macht die Immobilienwirtschaft in vielerlei Hinsicht effizienter und schneller. Ebenfalls wichtig: eine nachvollziehbare und rechtssichere Dokumentation von Vorgängen, Rechnungen, Dokumenten. Die Zusammenarbeit innerhalb des Teams wird sich verbessern. Unter dem Strich lassen sich Immobilienprojekte durch den Einsatz eines Projektmanagement-Tools deutlich wirtschaftlicher abwickeln.
Dies sind die wichtigsten Funktionen von Projektmanagement-Software, insbesondere im Kontext der Immobilienwirtschaft:
- Organisation an einem Ort: Eine effektive Projektmanagement-Software dient als zentraler Sammelpunkt für alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen und wichtigen Dateien. Sie ermöglicht es, alle notwendigen Informationen übersichtlich und zugänglich zu halten, sodass Teammitglieder stets wissen, wo sie benötigte Informationen finden und wer wofür verantwortlich ist.
- Klare Verantwortlichkeiten und Termine: Die Software sollte die Zuweisung von Verantwortlichen für jede Aufgabe und das Festlegen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ermöglichen. Dies hilft, den Arbeitsfluss zu koordinieren, Engpässe zu identifizieren und den Überblick über Start- und Fälligkeitstermine zu behalten.
- Zentralisierte Teamkommunikation: Eine zentrale Plattform für Teamkommunikation und Informationen ist entscheidend. Die Software sollte deshalb die Kommunikation, den Kontext zu Aufgaben und die asynchrone Zusammenarbeit unterstützen, um eine effiziente Koordination und Informationsverteilung zu gewährleisten.
- Unterschiedliche Projektmanagement-Methoden: Lässt die die Software verschiedene Projektmanagement-Methoden wie Kanban oder Scrum zu? Das ist die Voraussetzung dafür, um den unterschiedlichen Bedürfnissen und Arbeitsstilen der Teams gerecht zu werden.
- Vielfältige Visualisierungsoptionen: Verschiedene Ansichten wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards oder Kalenderansichten sind wichtig, um den Fortschritt und die Abhängigkeiten von Aufgaben zu visualisieren und die Planung zu erleichtern.
- Benutzerdefinierte Felder: Diese ermöglichen es, spezifische Informationen und Prioritäten von Aufgaben individuell zu verwalten und sind entscheidend für die flexible Handhabung von Projektdetails.
- Anpassbare Vorlagen: Die Möglichkeit, Projektvorlagen anzupassen und eigene Vorlagen zu erstellen, erleichtert die Standardisierung von Prozessen und die effiziente Durchführung wiederkehrender Projekte.
Die genannten Funktionen tragen wesentlich dazu bei, die Effizienz und Transparenz in der Projektarbeit zu erhöhen und sind somit für die Immobilienwirtschaft von großer Bedeutung.
Auswahlkriterien für die richtige Projektmanagement-Software
Die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software hängt von verschiedenen Kriterien ab, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens in der Immobilienwirtschaft zugeschnitten sein sollten. Dies sind einige der wichtigsten Funktionen, die ein entsprechendes Tool an Bord haben sollten:
- Unterstützung individueller Anforderungen: Die Software muss in der Lage sein, die spezifischen Prozesse des Unternehmens effizient abzubilden, ohne dass übermäßige Investitionen erforderlich sind.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Software sollte sich an das Wachstum und die Veränderungen des Unternehmens anpassen können, ohne dass dadurch hohe Zusatzkosten entstehen. Die Integration weiterer Teilnehmer darf keine zusätzlichen Kosten verursachen.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, um Frustration bei den Anwendern zu vermeiden. Komplizierte Systeme können zu ineffizienten Arbeitsweisen führen
- Kostenstruktur: Es ist wichtig, die Kostenstruktur der Software zu verstehen, einschließlich einmaliger Lizenz- und Einführungskosten sowie laufender Betriebskosten für Support, Wartung und eventuelle Software-Miete.
- Technische Anforderungen: Die Integration der Software in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens, die Schnittstellen zu anderen Systemen, die Verfügbarkeit für mobile Endgeräte und das gewünschte Betriebsmodell (lokal oder Cloud-basiert) sind wesentliche Aspekte. Insbesondere eine mobile Applikation für unterwegs ist wichtig – die Arbeitsplätze von Menschen in der Immobilienwirtschaft sind überall, von Büro bis Baustelle! Da ist es ein großer Vorteil, wenn das Projektmanagement-Tool immer mit dabei sein kann.
- Migrationsunterstützung: Die Fähigkeit der Software, bestehende Daten zu importieren, und die Unterstützung durch den Anbieter bei Migrationsverfahren sind ebenfalls wichtige Faktoren.
- Zeit-, Investitions- und Datenrisiken: Die Einführung der Software sollte schrittweise und agil möglich sein, um Risiken zu minimieren. Auch der einfache Ausstieg aus der Software und der Zugriff auf Geschäftsdaten sind wichtige Überlegungen. Datensicherheit muss zudem eine hohe Priorität haben!
- Anbieter und Referenzen: Die Erfahrung des Anbieters in der Branche, die Passung des Software-Konzepts zum Unternehmen und die Verfügbarkeit von Referenzkunden sind ebenfalls zu berücksichtigen.
Darüber hinaus können weitere spezifische Funktionen wie Portfolio-Planung, Stakeholder-Management, Inhalt- und Umfangmanagement, Kostenmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Ressourcenmanagement, Kommunikationsmanagement, Beschaffungsmanagement sowie die Integration mit anderen Plattformen und Systemen in Betracht gezogen werden.
Rainer Senning, Business Development Manager bei der sharesuite GmbH, nennt noch eine weitere Funktion, die in seinen Augen besonders wichtig ist: „Viele kleinere Teams in der Immobilienwirtschaft scheinen sich schwer mit dem Thema der digitalen Zeiterfassung zu tun. Hier handelt es sich jedoch um eine gesetzliche Anforderung, die unumgänglich ist.“ Die sharesuite GmbH ist seit vielen Jahren auf die Immobilienbranche spezialisiert und hat die Funktionen ihrer Lösungen „an die wirklich wichtigen Anforderungen des Marktes in dieser Nische angepasst“, sagt Rainer Senning. „Das ist mit ein Grund, warum Immobilienunternehmen unsere Software auch für einzelne Sonderprojekte ohne Abonnement nutzen können. Wir haben die Notwendigkeit erkannt, dass Transparenz und schnelle digitale Handlungsfähigkeit für alle Projektbeteiligten zu liefern, der wohl größte Vorteil ist, den man Projekt Management Offices bieten kann.“
Schritte zur erfolgreichen Einführung der Projektmanagement-Software
Die erfolgreiche Implementierung und Nutzung einer Projektmanagement-Software in der Immobilienwirtschaft lässt sich durch die Befolgung bestimmter Schritte und Best Practices sicherstellen. Dazu gehören:
- Bedarfsanalyse und Zielsetzung: Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der Anforderungen Ihres Unternehmens. Definieren Sie klar, was Sie mit der Software erreichen wollen, z. B. verbesserte Kommunikation, effizienteres Zeitmanagement oder transparentere Arbeitsabläufe.
- Auswahl der richtigen Software: Basierend auf der Bedarfsanalyse, wählen Sie eine Software aus, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie dabei die zuvor erörterten Auswahlkriterien.
- Planung der Einführung: Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan. Dieser sollte Zeitpläne, Ressourcenzuweisungen, Schulungsbedarf und Meilensteine umfassen.
- Schulung und Onboarding: Stellen Sie sicher, dass alle Nutzer angemessen geschult werden. Gute Schulungen sind entscheidend für die erfolgreiche Adoption der Software durch die Mitarbeiter.
- Pilotphase: Starten Sie mit einer Pilotphase, in der eine kleinere Nutzergruppe die Software unter realen Bedingungen testet. Sammeln Sie Feedback und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
- Feedback und Anpassungen: Nutzen Sie das Feedback aus der Pilotphase, um die Software und die Arbeitsprozesse zu optimieren.
- Vollständige Implementierung: Nach erfolgreicher Pilotphase und Anpassungen führen Sie die Software im gesamten Unternehmen ein.
- Laufende Unterstützung und Wartung: Sorgen Sie für kontinuierliche Unterstützung und regelmäßige Wartung der Software, um eine dauerhaft hohe Leistungsfähigkeit sicherzustellen.
Dazu noch einmal Rainer Senning: „Wir raten immer zum persönlichen Austausch mit den jeweiligen Anbietern einer Software-Lösung. Gerade in kleineren Teams in der Immobilienwirtschaft gibt es oft gut strukturierte, über Jahrzehnte etablierte Arbeitsweisen. Diese in die Digitalisierung zu überführen, ist oft viel sinnvoller, als alles neu zu machen.“
Fazit
In der Immobilienwirtschaft sind Projektmanagement-Tools unverzichtbar für effizientes, transparentes und digitales Arbeiten. Wichtige Funktionen solcher Software umfassen die zentrale Organisation aller Aufgaben und Informationen, klare Verantwortlichkeiten, unterstützende Kommunikationsstrukturen, flexible Projektmanagement-Methoden, diverse Visualisierungsoptionen, anpassbare Vorlagen und benutzerdefinierte Felder.
Bei der Auswahl einer passenden Software sollten Faktoren wie individuelle Anforderungen, Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit, Kostenstruktur, technische Anforderungen, Migrationsunterstützung, Risikomanagement und Anbieterkompetenz berücksichtigt werden.
Für eine erfolgreiche Implementierung sind eine gründliche Bedarfsanalyse, sorgfältige Planung, gezielte Schulungen, eine Pilotphase, kontinuierliches Feedback und laufende Wartung entscheidend. Besondere Beachtung sollte auch der digitalen Zeiterfassung und der Anpassungsfähigkeit an bestehende Arbeitsweisen gelten.
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sharesuite GmbH
sharesuite GmbH, gegründet 2009 in Hannover, ist ein internationales Softwareunternehmen, das sich auf die Entwicklung von Arbeits- und Projektmanagementsoftware spezialisiert hat. Ihr Produkt sharesuite bietet eine umfassende Lösung für projekt- und teambezogene Arbeiten und ist branchenunabhängig einsetzbar. Gleichwohl hat das Unternehmen einen Fokus auf der Immobilienwirtschaft. Eines ihrer ersten Großprojekte begann bereits ca. 2011: In internationaler Zusammenarbeit mit einer deutschen Unternehmensgruppe wurde das Bauprojekt zur Errichtung der „Noble Mansion“ in Shenyang (China) über sharesuite abgewickelt.